Em tradução, agilidade significa menor tempo de entrega, e também significa desenho de processos
Introdução
Na HCM Tradução Jurídica, acreditamos que o serviço profissional de tradução deve incluir atribuições de gestão de projetos e otimização da tecnologia. Uma das características mais importantes dos serviços de tradução jurídica é a agilidade. Em tradução, agilidade significa menor tempo de entrega, e também significa desenho de processos para que o material entregue seja inteligível para todos os stakeholders.
Quando a H4 Advocacia (nome fictício, por confidencialidade) nos procurou para traduzirmos toda a política de recursos humanos de uma empresa brasileira de 300 funcionários que estava sendo adquirida por uma empresa dos EUA, o escritório deixou muito claro se tratar de um projeto complexo, com:
28 políticas de RH (férias, remuneração, benefícios, bônus, feedbacks periódicos)
25.500 palavras, em 89 páginas;
Criação de notas explicativas para adaptar as políticas brasileiras (escritas sob a CLT) à prática trabalhista dos EUA
Documentos em formatos variados: .pdf, .png, .word
Prazo de entrega e aprovação: 10 dias
Desde o princípio, o objetivo era facilitar à H4 Advocacia o tratamento dos documentos e a devolutiva às empresas brasileira e americana. A H4 tinha pressa em concluir a operação, e os procedimentos de due diligence estavam bem avançados. Faltava o ok sobre as políticas de trabalho.
Como resolver?
Este estudo de caso buscará explicar brevemente o projeto de tradução das políticas de RH de uma empresa brasileira adquirida por uma empresa americana. O projeto passou pela mensuração do volume de texto a ser traduzido, bem como pelo desenho de processos de controle de qualidade e aprovação do material dentro dos SLAs esperados.
Desenvolvemos este projeto de forma online, entre os meses de novembro de 2022 e janeiro de 2023.
Objetivo
O objetivo da H4 Advocacia era traduzir do português para o inglês e enviar 28 políticas de RH para empresa adquirente americana, com notas explicativas sobre a diferença entre as normas trabalhistas do Brasil e dos EUA. A empresa dos EUA desejava analisar as políticas da empresa brasileira como forma de mensurar o passivo trabalhista e estimar o risco de concluir a operação de aquisição.
Dificuldades
Padronização das documentos
Controle de qualidade
Explicar o direito trabalhista brasileiro ao stakeholder nos EUA
Prazo apertado
Transparência na cobrança das traduções
Análise do contexto
Ao contratar a H4 Advocacia para preparar um M&A com empresa brasileira, a empresa dos EUA desejava analisar as políticas da empresa brasileira como forma de mensurar o passivo trabalhista e estimar o risco de concluir a operação de aquisição. A empresa tinha bastante pressa na análise dos documentos e comunicou isso para o escritório. Essa pressa também passava pela agilidade na entrega das traduções.
Soluções apresentadas
Após catalogar os documentos e transformá-los em texto com formatação padrão, pudemos mensurar o tamanho do projeto e sua complexidade.
Para termos acesso à documentação antes de fechar o contrato, assinamos um NDA junto à H4. Com os textos convertidos para .docx e formatados, pudemos fechar o preço-base e assinar contrato.
Neste caso, era importantíssimo que o escritório acompanhasse o progresso das traduções e tradutores e advogados pudessem comentar nos documentos. Para isso, criamos uma pasta no Google Drive, com controle de versões e acesso compartilhado pela equipe de advogados e pelos tradutores.
Para organizar tudo, criamos e compartilhamos com a H4 uma base de dados no Airtable contendo o nome do documento, extensão, % concluída, preço-base e status. O próprio Airtable permite visualizar a base de dados com um Kanban. O Kanban era ordenado por status, que eram:
Backlog
Traduções contratados e não iniciadas
In progress
Traduções iniciadas
Review
Traduções lidas pelos advogados e adaptações trabalhistas indicadas em comentário
Done
Traduções concluídas e devolvidas à H4
Approved
Traduções aprovadas pelo cliente
Além disso, o Airtable permite personalizar as informações mostradas em cada cartão no Kanban. Optamos por mostrar apenas as informações de:
Data de entrega
Número total de palavras no documento
Número de palavras realizadas
Preço-base
Como os advogados tinham acesso de leitura ao Kanban, esse processo deu visibilidade a cada fase do projeto. A vantagem foi justamente detalhar cada documento e seu progresso, o que trouxe agilidade e possibilidade de ajustes ao longo do projeto, ao invés de apenas no final.
Conclusão
O serviço profissional de tradução passa pela gestão de projetos e otimização da tecnologia. Essa idéia foi comprovada por este projeto que desenvolvemos junto à H4 Advocacia. Atingimos o objetivo de traduzir 28 políticas de RH em 10 dias, com as devidas adaptações trabalhistas. Durante o projeto, foram traduzidas 89 páginas, totalizando 25.500 palavras.
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